5 Zaken Waar je Moet op Letten als je een Online Evenement Organiseert Voor je Bedrijf

Steeds vaker worden bedrijven intern verplicht om hun recurrente en cruciale offline evenementen te vervangen door online evenementen of livestream events. Uiteraard is dat voor iedereen, zelfs voor de bekende audiovisuele bedrijven, een nieuwe uitdaging en is de ervaring hierin niet altijd even uitgebreid. Geen gebrek aan technische ervaring, wel aan ervaring in het creëren van een relevante (online) merkbelevenis. 

Wij hebben er met Lapin Quotidien al enkele mogen uitvoeren, en via deze blogpost wilden we enkele tips met jullie delen. Want ik geloof dat we beter samen sterk zijn, dan dat we elk in ons hoekje ons ding doen.

Hierbij onze vijf zaken waar je moet op letten voor je een online evenement organiseert voor je bedrijf.

 

1. Creëer een concept in lijn met je merk DNA

Dit lijkt een vanzelfsprekende, maar toch merk ik dat deze te vaak vergeten wordt. Voor je aan de technische zaken denkt, en je indekt tegen alle mogelijke bugs bij het livestreamen, moet je beginnen bij de basis. Waar staat je merk voor? Wat maakt het anders dan de anderen? Wat is je merk DNA? Wat wil je uitstralen? Wat is jullie stijl? Welke boodschap wil je verkondigen? Wat wil je dat de mensen onthouden en verder vertellen?

Voordat je een technische firma of een evenementenbureau of een digital agency brieft, moet je vertrekken vanuit de vraag van een concept. Een concept is het startpunt van een belevenis. Klinkt nogal wiedes, maar het wordt bij online bedrijfsevents vaak over het hoofd gezien, omdat men meestal stress heeft over het onbekende technische aspect. No stress, dat technische wordt gecoverd. Het conceptuele, dàt is waar je je eerst en vooral op moet focussen. Dat zal resulteren in een digitale merkbeleving, die alle waarden van je merk uitstraalt. Sla deez conceptuele, strategische stap dus niet over.

 

2. Maak geen filmopname van je traditioneel event

De reden waarom een event online gebracht wordt, is voorlopig omdat het een live event moet vervangen. Elk jaar staat het personeelsfeest op de agenda, of een intentieverklaring, of een thematisch congres. Met belangrijke boodschappen voor essentiële interne en externe doelgroepen. Dat live event moet nu door de gezondheidscrisis vervangen worden door een online event. Hier moet je opletten dat je niet in de val trapt om het event te filmen en uit te zenden. Dat is niet spannend. Je mist op die manier ook alle mogelijkheden van de digitale wereld. Vergelijk het met het moment waarop de televisie uitkwam. De eerste jaren stelde men zich tevreden door de radiopresentator te filmen. Zelfde format als radio, maar gefilmd. Klinkt nu wat gek, maar dat is exact wat nu gebeurt met online events. Het potentieel is enorm. Denk verder dan het filmen van een event. De vergelijking met een tv-show wordt regelmatig gebruikt. Dat is al niet slecht. Maar het kan nog een stap beter. Interactiever, meer multiscreen, flitsender en creatiever. Unleash your potential :-)

 

3. Let op de aandachtscurve van je kijker

In het vorige punt gaven we al aan dat men soms de link legt met het creëren van een tv show. Dat is een hele goede stap. Maar toch zie ik online events van vele uren en zelfs dagen staan. Op een live event kan dat. Je gast is fysiek aanwezig op het event. Kan niet weg, en bepaalt zelf hoe veel energie hij waar in stopt. Op een online evenement moet je rekening houden met een beperkte aandachtscurve van je kijker. Helemaal anders dan bij een live event, waar je "moet" blijven zitten en luisteren om niet onbeleefd over te komen. Online en dus thuis, zijn de afleidingen namelijk niet veraf. De iPhone, sociale media, nieuwsberichten, de koffiemachine, de televisie, het gezin, een levering van een webshop,... Ze storen gegarandeerd je online evenement. Hou daar rekening mee.  Niet voor niets duurt een tv show niet al te lang. 30 à 45 minuten voor bepaalde formats, 90 minuten voor andere. Met veel variatie en flitsende montages. Vermijd dus lange online events. We begrijpen dat er veel content gegeven moet worden. Maar als dat moet, probeer het op te delen in meerdere sessies, over meerdere weken. Sommige zaken kan je misschien zelfs offline brengen? Door bijvoorbeeld een bedrijfskrantje op te sturen? 

 

4. Link naar iets tastbaars

Je ziet het ook standaard terugkomen op online events: je krijgt een pakketje opgestuurd via de post. Met daarin allerlei verrassingen. Een cocktail of een mocktail, wat hapjes, handgel, een persoonlijk geschreven kaartje en dergelijke. Dat is mooi en leuk meegenomen. Het verhoogt de beleveniswaarde, het zorgt voor wat animo. Zeker als je online een link kan leggen naar dat pakketje. Het enige wat wij hieraan willen toevoegen is dit : zorg dat het relevant blijft voor je merk en je boodschap. En probeer je hersenen te pijnigen om nog een stapje verder te denken dan het pakketje. Ook hier is er potentieel om het naar "the next level" te brengen. Hou daarbij steeds rekening met je doelgroep. Wat hebben ze tekort? Wat missen ze? Waar houden ze van? Verras ze...

 

5. Practicals

Nadat we het conceptuele, het strategische en de beleving aangepakt hebben, zijn er nog wel enkele praktische zaken waar je moet aan denken. De meeste puntjes zullen vlekkeloos opgevangen worden door een technische partner, maar hou ze toch al zelf in het achterhoofd. 

Om vlot te kunnen livestreamen is een wifi niet altijd voldoende. Een vaste internetlijn is betrouwbaarder. 

Zorg ook voor je eigen livestreaming omgeving. Zoom, Teams, Facebook, etc, die zijn leuk als je even moet vergaderen. Maar voor een livestreaming event voor pakweg 500 personen, zorg je best zelf voor je eigen omgeving. Het is wat duurder uiteraard, maar het is een must. 

Als je sprekers hebt, stel jezelf de vraag of ze geen autocue nodig hebben, of andere zaken. Spreken op een event is makkelijker dan spreken voor 3 camera's met erachter een regie van 10 personen. Dat kan intimiderend overkomen op je sprekers. Hou daar rekening mee, en geef ze de middelen om hen op hun gemak te stellen. Eventueel is pre-recording voor sommige sprekers zelfs een betere optie. Niet alles hoeft live te zijn, integendeel.

Als je voor een event veel belang hecht aan grafisme, dan geldt dat dubbel zo hard voor een online evenement. Het grafisme is cruciaal om je merkbeleving te versterken en je boodschap over te brengen. Voorzie hier dus zeker voldoende budget en energie.

Ook de muziek is van belang. Een leuke jingle, een herkenbare tune, die telkens terugkomt doorheen het volledige online evenement, kan wonderen doen. 

 

Zo zijn er uiteraard nog een aantal zaken waar je moet op letten bij de ontwikkeling en creatie van een online evenement voor je merk. Maar met bovenstaande stappen in het hoofd, zijn we er zeker van dat je al heel wat struikelblokken overwint.

 

Uiteraard staan we er altijd voor open om jullie merk te helpen met het uitwerken van een creatief en relevant online concept.

Mail gerust naar Laurent Lootens op laurent@lapinquotidien.com of via gsm 0032 486 43 43 48. 

 

Wil je meer weten over Entertainment Marketing, bestel dan gerust het gelijknamige boek van Laurent Lootens via deze link. 

https://laurentlootens.com

 

 

 

Written by Laurent Lootens Lapin Quotidien, owner and Founder of Lapin Quotidien and So-Phi.