Het Leven Van Een EventPlanner - Meer Doen In Minder Tijd - The Four Hour Workweek by Tim Ferriss

Als eventplanner kom je vaak tijd tekort. Het is een rush om door het werk, de mails, de telefoontjes en alle meetings te komen. Op het eind van de dag heb je vaak het gevoel dat je niet eens vooruitgang hebt geboekt. Gedurende enkele jaren zat in gekneld in een ratrace, waarbij ik zelf geen controle had over mijn tijd. Tot ik een bepaald boek gelezen had en de principes ervan toepaste op mijn leven. Ik moet zeggen : het heeft me enorm geholpen. Daarom wilde ik mijn bevindingen met jou delen.

Ik lees graag managementboeken. Maar “The 4-Hour Workweek”[1]van Timothy Ferriss leek me een boek dat ik nooit zou kopen. Ik geloofde niet in de premisse van een vier uren werkweek en het leek me een typisch Amerikaans, opschepperig boek, zonder enige zin voor realiteit. Nadat drie verschillende mensen me op een positieve manier over het boek spraken, besloot ik het toch te lezen. Hoewel de eerste vijftien pagina’s exact brachten wat ik initieel voorspelde, besloot ik toch door te lezen. En dat heb ik me tot op vandaag geen seconde beklaagd.

 

Het uitgangspunt van het boek is dat je jezelf moet bevrijden van de 9-to-5 mentaliteit. Het vullen van dagen met uren waarbij je zogezegd werkt, ontrooft je van alle vrijheid en houdt je weg van wat je echt wil in het leven. Wat je echt wil in het leven is voor iedereen verschillend. Dat kan reizen zijn, maar ook gewoon meer tijd besteden met je kinderen of golfen, lezen, sauna’s bezoeken, shoppen, wat je ook maar blij maakt en je leven zin geeft. Rijkdom is volgens Tim Ferris niet zozeer financieel, maar wel tijdsgebonden. Hoe meer tijd je over houdt om te doen wat je wil, hoe “rijker” je bent. Alibiwerken, of werken van 9 tot 5, weerhoudt je om te doen wat je echt wil. Want vaak verplichten we onszelf het ritme van de anderen te volgen terwijl we vaak uiterst rendabel werk kunnen realiseren in veel minder tijd.

 

Tim Ferriss geeft een groot aantal tips om je leven terug in handen te nemen. Als ik bijvoorbeeld terugkijk naar wat ik op een dag deed, merkte ik inderdaad dat er iets niet klopte. Ik had het gevoel dat ik geleefd werd door 2 piepjonge kinderen, door administratie, offertes, presentaties, mails, telefoontjes, meetings, meetings, meetings en steeds talrijker wordende mails. En telefoontjes. Ik had het gevoel nergens tijd voor te hebben, nooit echt klaar te geraken met mijn werk, te weinig quality time te hebben met mijn kinderen (in tegendeel, ik begon mijn gebrek aan tijd op hen af te wimpelen). Laat staan dat ik tijd had voor wat ontspanning. Misschien klinkt dat herkenbaar?

 

Ferriss komt op een heel menselijke en haalbare manier met een concept om efficiënter te werken, om zo meer tijd voor jezelf te genereren en meer tijd vrij te maken voor de zaken die echt belangrijk zijn voor jou.

 

De basis van alles is dat 80% van je omzet of van wat je verdient, gerealiseerd wordt met 20% van je werk. De rest van je werk is vaak bezigheidstherapie. Het begint met een voorbeeld van een thesis die Tim Ferriss moest indienen aan de universiteit. Hij had maanden gewerkt op een thesis en enkele dagen voor hij het moest indienen, bleek de basis van zijn werk niet te kloppen. Hij moest helemaal opnieuw beginnen. Radeloos bezocht hij zijn professor, met de vraag om uitstel. Maar zijn professor vertelde hem droogweg dat hij wel een oplossing zou vinden en dat alles zou goed komen. Wat gebeurt er als je 48u de tijd hebt om een thesis te schrijven en in te dienen? Opgeven is geen optie, dus ga je je focussen op de totale essentie. Je stopt met uitstellen en je werkt 48u aan een stuk om het klaar te hebben. Het resultaat was dat zijn thesis op tijd klaar was en goed genoeg was om te slagen met onderscheiding. Dat bracht hem tot de conclusie dat een taak je maanden kan belasten, als je het zelf toelaat. Als je je tot de essentie houdt, kan je sneller werken en hou je meer tijd over voor de belangrijke zaken. Een offerte, een presentatie,… vaak houden ze je weken bezig. Omdat je er weken voor krijgt. Mocht je die grote presentatie morgen mòeten presenteren, zou je eraan beginnen, alle andere irrelevante werk laten vallen, tot de essentie komen en het vanavond nog afwerken. Jezelf scherpere deadlines stellen dan dat je krijgt, zorgt ervoor dat je zaken sneller en efficiënter afwerkt.

 

Ook al geeft hij tientallen gouden tips om dit alles verder naar je hand te zetten, ook voor mensen die werken voor een baas, ga ik me focussen op 2 zaken. Meetings en mails. Als je de rest wil kennen, raad ik je uiteraard aan om het boek te lezen en om de paar maanden te herlezen, want de kans op een terugval is groot. Dat alibiwerken, die 9-to-5 zit er bij ons allen wat te veel ingebakken.

 

Meetings

 

Meetings kunnen soms mijn hele week bepalen. Eindeloze meetings met mensen die hun tijd moeten doden om hun 9-to-5 te vullen, vaak op locaties waar je uren voor moet rijden. Pas op, ik laat me nog steeds vangen omdat ik te beleefd ben om te weigeren, maar ik pas toch een paar kleine trucjes toe om opnieuw meer tijd voor mezelf te hebben en voor de zaken die écht belangrijk zijn in het leven.

 

Wat zijn die trucjes?

 

• Begrijpen dat meetings meestal momenten zijn van alibiwerken en dat de meeste mensen in de vergadering niet eens op die vergadering zouden moeten aanwezig zijn.
• Begrijpen dat de inhoud van meetings meestal samen te vatten is in een paar zinnen. Sommige meetings hadden even goed via een mail of een telefoontje kunnen samen gevat worden.
• Probeer ten allen tijde aan te dringen op een telefonisch gesprek. Of een moment van Facetime. Dat bespaart je niet alleen de uren in de vergadering, maar ook de uren in het verkeer.
• Pas op, persoonlijk contact is uiteraard van belang bij bepaalde momenten. Niet àlle meetings zijn nutteloos. Maar 80% ervan wel. Aan jou om de gatekeeper te zijn.
• Als je echt niet anders kan dan deelnemen aan de vergadering, zeg dat je zeker op een bepaald uur weg moet naar een andere vergadering. Bijvoorbeeld, als de vergadering start om 15u, zeg dat je ten allen tijde om 15u50 weg moet. Het gevolg? Mensen zullen sneller to the point komen, bespreken wat er moet besproken worden en je wint minimum een uur.

 

Simpele trucjes. Maar sinds ik ze toepas, hou ik wekelijks enorm veel tijd over voor de belangrijke taken.

 

E-Mails

 

Een e-maill vervangt de brief van vroeger. De regel is nog steeds : voor dringende zaken bel je, voor niet dringende zaken die 24u mogen wachten op een antwoord, mail je. Daar zijn we het over eens denk ik. Dat is de etiquette. E-mail is geen chatroom. Dus waarom was ik dan constant met mijn e-mails bezig? Zodra ik opstond, checkte ik mijn mails. Een mail bestaat meestal uit een taak, of mini taak, die afgevinkt moet worden op de to-do list van een ander. Bijgevolg wordt het jouw dringende taak en doe je dit eerst. Mijn dag begon dus met het uitvoeren van mini taakjes die belangrijk waren voor anderen. Op zich niet erg, maar zo had ik dus nooit tijd over om aan die belangrijke grote presentatie te werken, of om dat grote budget klaar te krijgen. De belangrijke taken die voor omzet zorgen. Die e-mails las ik de hele dag door, tot ik ging slapen. Op het einde van de dag had ik het gevoel niet tot de essentie te zijn gekomen. Dat ik niet afgewerkt had wat ik moest afwerken. Zowel e-mails als meetings houden je weg van de taken die je moet doen om rendabel te zijn.

 

Wat zijn de trucjes bij e-mail?

 

• Stel een permanente out-of-office in met de melding “ik zit in een uiterst drukke periode, waardoor ik niet altijd toegang heb tot mijn mails. Je mail wordt sowieso binnen de 48u behandeld. Voor dringende zaken, bel me op mijn mobiel nummer”.
• Lees je e-mails maximaal 1x per dag, op je desktop. Je doet dat van 11u tot 12u. Op die manier behandel je alle mails in één keer, slorpt het niet je hele dag op.
• Je behandelt ze meteen allemaal in dat ene uur. Laat geen mails hangen. Pak ze meteen aan.
• Wees volledig in je antwoord. Laat niet te veel ruimte voor constante dialoog, daarvoor dient de telefoon. Maak zelf suggesties, stel wat voor. Bvb, stel dat je partner vraagt wat jullie gaan doen vanavond. Dan kan mail 1 gaan over het feit dat je het niet weet, met als antwoord dat jullie eventueel naar de cinema kunnen. Waarna je antwoordt dat je eigenlijk liever op restaurant gaat, maar dat de ander mag kiezen. Zo krijg je 10 mails. Best kan je meteen de knoop doorhakken, ook al druist dat misschien in tegen je natuur. Je stelt meteen iets concreet voor, met een exact uur en een exacte locatie. Pas dat ook toe in het zakenleven. Alle info in 1 concrete mail, met een “als dit, dan dat” scenario, zodat de ander maar “ok” moet antwoorden.
• Door de mails te lezen tussen 11u en 12u, is iedereen snel behandeld. Zij die jou gemaild hebben tussen 8u en 11u, hebben héél snel een antwoord ontvangen. Zij die de vorige dag tussen 12u en 20u hebben gemaild, hebben binnen de 24u een antwoord onvangen.
• Wees gedisciplineerd. Afkicken van e-mails is lastig. Omstreeks 17u krijg je steken in je maag om toch naar je mails te kijken. Om 20u krijg je een paniekaanval. Om 22u verbaas je je erover dat de wereld nog draait. Om 9u voel je je een rebel. ’s Ochtends werk je best aan die ene belangrijke taak zonder gestoord te worden. Om 11u open je je mails en zie je dat er niets aan de hand was. Niets dringend. En als er iets dringend was, hadden ze jou gewoon kunnen bellen.

 

Je kan je niet inbeelden hoe veel tijd ik gewonnen heb sinds ik dit gedisciplineerd toepas. Pas op, ik moet mezelf nog steeds tegenhouden om mijn mails niet te openen op een dood momentje in de vooravond. Mails leiden je af. Ze houden je af van wat je echt belangrijk vindt. Vroeger, als ik een uurtje met mijn kinderen was, bekeek ik om het kwartier mijn e-mails. Resultaat : frustratie. Want ik had geen quality time met mijn kinderen en ik kon me niet concentreren op die “dringende” e-mails vol to-do’s van anderen.

 

Nu lees ik mijn mails 1x per dag. En hou ik mentaal en fysiek heel wat tijd over voor de essentiële zaken op het werk en in het leven. Het klinkt eenvoudig, maar het geeft zo veel resultaat.

 

Op die manier zit het boek boordevol concepten en concrete voorstellen om ervoor te zorgen dat jij tijd hebt voor de belangrijke taken en de zaken die jij belangrijk vindt in je privéleven.

 

[1]Timothy Ferriss. The 4-Hour Workweek. The Random House Group. 2007, hierzien in 2011.

Written by Laurent Lootens - Lapin Quotidien, owner and Founder of Lapin Quotidien and So-Phi.